업무 중에 자주 전화가 오면 집중력이 흐트러지고 효율이 떨어질 수 있습니다. 이를 해결하기 위한 방법들을 몇 가지 제시해 드립니다.
첫째, 전화가 올 때 업무 중인 상황임을 명확히 전달하는 방법이 있습니다. 예를 들어, 전화가 올 때 "지금 업무 중이라 잠시 후에 다시 전화 드리겠습니다"라는 메시지를 미리 정해두고, 전화가 오면 간단히 답변하고 전화를 끊는 것입니다. 이때, 문자나 이메일로 빠른 피드백을 대신할 수 있으면 더 좋습니다.
둘째, 중요한 전화 외에는 전화 통화를 제한하는 것이 좋습니다. 이를 위해 업무 시간 동안에는 "업무 집중 시간"이라고 정해 놓고, 전화나 다른 방해 요소를 피할 수 있도록 합니다. 예를 들어, 전화가 와도 "잠시 후에 전화 드리겠습니다"라는 메시지를 남기고, 특정 시간대에만 전화를 받을 수 있도록 스케줄을 조정합니다. 또한, 전화가 오지 않도록 '방해 금지' 모드를 활용하거나, 전화가 자주 오는 사람에게는 이메일이나 메신저로 업무를 처리할 수 있도록 권유할 수 있습니다.
셋째, 전화 대신 이메일이나 메시지로 업무를 처리하는 방법도 있습니다. 간단한 내용이라면 전화를 하지 않고, 메일이나 메신저로 빠르게 의사를 전달하는 것이 효율적일 수 있습니다. 또한, 일부 전화는 사전에 미리 약속을 잡고, 정해진 시간에만 전화를 받도록 하여 업무와 전화의 시간을 구분할 수 있습니다.
넷째, 전화 회의나 상담 등의 업무가 자주 발생한다면, 하루 중 전화 통화 시간을 특정 시간대로 정해 놓는 것도 좋은 방법입니다. 예를 들어, 오전에는 업무에 집중하고 오후 2시부터 3시까지 전화 상담이나 회의 시간을 정해 놓고, 그 시간대에만 전화를 받도록 하는 방식입니다.
마지막으로, 전화가 자주 오는 경우, 통화가 끝난 후에는 간단히 업무를 다시 정리하고 다시 집중할 수 있는 시간을 가질 수 있도록 해야 합니다. 업무에 방해가 되는 전화가 너무 많다면, 상사나 동료와 협의하여 전화 통화의 필요성을 줄이고, 더 효율적인 방식으로 업무를 처리할 수 있는 방법을 찾아보는 것도 좋은 해결책이 될 수 있습니다.